BACKUP PARA EMPRESAS: QUAL A MELHOR SOLUÇÃO?

Antes de começar a falar sobre os tipos de backup para empresas, os métodos, custo benefício e demais vertentes, é importante entender qual o significado do termo. Backup é uma cópia de segurança, ou seja, a cópia de dados de um dispositivo de armazenamento para outro com o objetivo de restauração em caso da perda dos dados originais, o que pode envolver apagamentos acidentais ou corrupção de dados.

Um backup deve, preferencialmente, ser realizado em unidades de armazenamento externas, evitando que problemas na origem dos dados afetem as cópias de segurança, como, por exemplo, um ataque hacker envolvendo criptografia de dados e pedido de resgate. Caso sua cópia de segurança esteja no mesmo ambiente que os dados, é possível que a invasão comprometa o backup da sua empresa e ele se torne inútil.

Outro ponto importante é a frequência e a automatização da criação dos backups para empresas. Ter uma cópia de segurança é um ótimo começo, mas o ideal é ter várias cópias. Existem problemas que são encontrados dias após o ocorrido e a falha ou inconsistência podem ser replicadas nos backups. Por exemplo, se um arquivo for alterado de forma incorreta na segunda-feira e o setor responsável identificar essa falha na sexta, caso tenha três cópias de backup na periodicidade diária, não existirá uma cópia do arquivo modificado na segunda, já que essa alteração foi feita há mais de três dias.

Outro problema relacionado é a automatização da criação de backups para empresas. Caso você não automatize e opte por fazer as cópias de segurança por conta própria, durante a jornada exaustiva, é possível que esqueça de realizá-las. Nesse caso, você não teria uma cópia de segurança do arquivo alterado e, por isso, é recomendado a utilização de ferramentas e scripts de automatização. Mas, atenção, o uso dessas ferramentas sem monitoramento também pode acarretar grandes problemas. Vamos falar mais sobre o assunto ao longo deste artigo.

PRINCIPAIS TIPOS DE BACKUP PARA EMPRESAS

Para atender às demandas, principalmente voltadas para o custo benefício da aplicação, existem alguns tipos de backup para empresas. Neste texto, vamos focar nos mais utilizados, lembrando que não existe receita de bolo e que cada tipo de backup é interessante para um cenário. Na maioria das vezes, eles devem ser combinados dentro de uma estratégia de segurança da informação.

BACKUP INCREMENTAL

O backup incremental é a cópia dos dados que foram alterados desde o último backup realizado. Esse tipo de backup é bastante interessante devido ao baixo consumo de espaço em disco, tendo ainda um baixo custo comparado com outros tipos de backup para empresas. No entanto, o lado negativo dessa alternativa é que, em casos de necessidade de recuperação de todo o backup, é necessário restaurar um backup completo e vários backups incrementais deixando a recuperação lenta e com uma maior probabilidade de erros.

BACKUP DIFERENCIAL

O backup diferencial é semelhante ao backup incremental, já que ele cria uma cópia dos dados que foram alterados. No entanto, ao invés de criar uma cópia dos dados que foram alterados desde o último backup, ele cria uma cópia de todos os dados alterados desde o último backup completo. O lado positivo é que em uma possível recuperação de dados, você só precisaria restaurar um backup completo e um diferencial. Já o lado negativo, é que o consumo de espaço em disco é muito alto com vários e vários dados replicados.

BACKUP COMPLETO

O backup completo é o mais simples e utilizado e cria uma cópia completa dos dados. O lado positivo desse tipo de backup é que a restauração é simples e com uma probabilidade menor de erro, pois você não depende de múltiplos arquivos de backup para realizar a restauração. No entanto, o consumo de espaço em disco é muito alto, sendo, de certa forma, impraticável de acordo com a periodicidade e o tamanho dos dados.

Para facilitar o entendimento, vamos falar um pouco sobre o consumo de espaço em disco, apresentando alguns exemplos.

Se a escolha for por uma estratégia de segurança com um backup diário mantido por 30 dias, de cerca de 800GB de dados, e o tipo for o backup completo, seria necessário um servidor com cerca de 30TB de espaço disponível para suprir os 24TB que seriam utilizados e 6TB para dar certa folga para novos dados.

Utilizando a forma incremental, com backups completos semanalmente, ou seja, uma combinação de tipos, seria necessário um servidor com 6TB de espaço disponível para suprir os 5TB em média de uso.

Falando um pouco de valores, um servidor de armazenamento na Amazon para o primeiro cenário ficaria em torno de R$ 3.500,00. Já no segundo, o valor seria de R$ 800,00. Percebe o tamanho do impacto de uma consultoria bem feita para entender a sua necessidade? Logo mais vamos dar dicas e falar mais a fundo sobre tipos de backup para empresas, estratégias e periodicidade.

BACKUP AUTOMÁTICO COM COBIAN BACKUP

É muito importante ter um processo automatizado de backup com alguma ferramenta ou solução para evitar que os erros do responsável prejudiquem a estratégia de backup. Pensando no custo benefício, uma ferramenta interessante para micro e pequenas empresas é o Cobian Backup. Ele atende razoavelmente bem e pode ser um dos pontos de backup do seu negócio.

Falando mais sobre essa ferramenta, ela é um programa para ser utilizado no agendamento e realização dos processos de backup. A licença do Cobian Backup está no formato freeware e ele pode ser utilizado tanto para fins pessoais quanto comerciais. O programa foi criado em 1999 e é constantemente atualizado.

COMO USAR

Indo direto ao ponto, vamos falar um pouco mais do Cobian na prática, utilizando sua versão Gravity. Lembramos que, mesmo em versões futuras ou outros softwares de backup, o procedimento é bem similar, então é possível adaptar e utilizar esse passo a passo.

1- Para começar, vamos realizar o download. Recomendamos utilizar o site oficial

2- Processo de instalação

1° passo

Selecione o seu idioma de preferência na parte intermediária esquerda e clique em “Próximo”.

2° passo

Leia os termos do acordo de licença e marque a opção “Eu aceito as condições”, caso não tenha nenhuma restrição quanto ao acordo. Se tiver, clique em “sair” ou se está tudo certo, clique em “Próximo”.

3° passo

Selecione o diretório de instalação. Normalmente, deixamos o padrão, mas, caso seja necessário, você pode personalizar. São três opções: criar ícones no menu iniciar, criar um script para instalação não acompanhada, que serve para que você instale o Cobian em outros computadores sem precisar seguir esse passo a passo, e a opção de instalar o requisitador de cópia de sombra de volume, que é a tecnologia que permite realizar cópias de arquivos ou volumes mesmo quando estiver em uso.

Marque as opções que você achar interessante e clique em “Próximo”.

4° passo

Nessa parte, você deve definir o tipo de instalação. É recomendado utilizar a opção “Como um serviço”. No entanto, em alguns casos específicos, pode ser utilizado como “Aplicação”. Em opções de serviço, informe o usuário e senha de preferência e clique em “Próximo”.

Observação: É possível utilizar a conta de sistema local, mas você pode enfrentar problemas com permissões para salvar seu backup em outros pontos da sua rede.

5° passo

Clique em “Instalar” para realizar a instalação do Cobian Backup, de acordo com as especificações que foram inseridas dentro desse instalador.

Caso ocorra algum erro, você pode consultar o fórum do Cobian.

3- Processo de configuração

O Cobian Backup trabalha com tarefas, então é necessário criá-las para executar suas rotinas de backup. Vamos falar um pouco mais dessas tarefas:

1° passo

Clique em “Tarefa”, depois “Nova tarefa” ou utilize o atalho CTRL + A.

2° passo

Informe o nome da tarefa. Em configurações gerais, você pode definir algumas opções, como criar grupos de tarefa – bastante interessante para organizar estratégias de backup para sua empresa -, habilitar a tarefa, incluir subdiretórios, criar backup separado com marcas de tempo, utilizar lógica de atributo de arquivo e utilizar cópia de sombra de volume. Em casos bem específicos, pode ser necessário desmarcar algum item, mas, geralmente, você deve deixar todos os itens marcados.

Já falamos sobre os tipos de backup para empresas, e esse é o ponto em que escolhemos o tipo do backup, lembrando que é possível criar tarefas isoladas para ter uma estratégia mais concisa.

3° passo

Na tela de arquivos, definimos os arquivos que iremos fazer o backup. Basta clicar em “Adicionar” e escolher os arquivos, pastas, servidor FTP ou um caminho manual. Esse também é o ponto em que vamos definir o destino do backup, se será feito no próprio computador, em um servidor FTP externo, em um computador da rede ou em um dispositivo de armazenamento externo, por exemplo.

No decorrer deste artigo, vamos falar mais sobre o backup por meio de servidores de armazenamento FTP e equipamentos externos de backup, como HD externos.

4° passo

Na tela “Agendamento”, é momento de definir as datas, horários e frequência dos backups. Esse é um dos pontos críticos em que você deve construir exatamente o que foi planejado na estratégia de backup da sua empresa, para ter um resultado mais preciso e documentado.

5° passo

Na tela “Dinâmicas”, é hora de definir a prioridade da tarefa de acordo com a criticidade de cada processo, o número de cópias completas para manter, número de cópias diferenciais e quando realizar um backup completo no formato de backup incremental ou diferencial. Também é possível definir um dia fixo para a realização desses backups. Lembrando que as opções escolhidas nesse passo dependem do tipo de backup escolhido na tarefa.

6° passo

Na tela “Arquivos compactados”, é o momento de definir o tipo de compressão do backup. Também é possível dividir o backup em volumes, ou seja, vários arquivos de um determinado tamanho que juntos formam o backup completo. Outra opção bastante interessante é a utilização da criptografia, que pode proteger, por meio de senha, o seu backup.

Nota: um dos pontos fundamentais do backup é sua integridade. Ao utilizar a compactação, você estará aumentando o risco de ter a integridade dos seus dados afetada. Mesmo que o Cobian utilize métodos de compressão renomados e com alta taxa de sucesso, essa nota deve ser levada em consideração.

7° passo

Na tela “Exclusões”, você escolherá algumas peculiaridades que foram definidas na estratégia. Por exemplo, nessa tarefa, você só quer realizar backup de arquivos que foram criados a partir da data x ou que tenha o tamanho menor que y. É possível determinar, até mesmo, que não seja realizado backup em uma determinada pasta ou em arquivos maiores que y.

8° passo

Na tela “Eventos”, você definirá algumas ações a serem realizadas antes ou após o backup. No backup de alguns sistemas, é muito comum ter que pausar a aplicação antes da realização do backup e reiniciar a aplicação após a realização do backup, mas esses eventos podem executar comandos, scripts personalizados, ou seja, são ilimitadas as possibilidades com essa função.

9° passo

Na tela “Avançado”, você vai realizar algumas personalizações, como utilizar caminhos absolutos, limpar atributos de arquivos, remover diretórios vazios ou, até mesmo, definir um usuário específico para executar essa tarefa.

Após definir todas as opções, basta clicar em “OK” que sua tarefa será criada. Lembrando que alguns passos podem não requerer uma ação dentro da sua estratégia. Por exemplo, talvez você não utilize eventos pré-backup ou pós-backup, nem faça nenhuma exclusão. Não se preocupe, é importante saber da existência dessas funcionalidades, mas a utilização delas não é obrigatória.

Replique esse procedimento várias vezes até criar todas as tarefas necessárias. Você pode definir uma tarefa para cada sistema ou setor da forma que for estipulado na sua estratégia.

4- Configurações gerais

A interface do Cobian é bem intuitiva. Logo na página principal, você encontra vários botões com os quais pode executar, cancelar, pausar e criar as tarefas, abrir várias configurações, verificar atualizações do aplicativo, obter ajuda, entre outros. No menu, existem opções de gestão das listas das tarefas de backup, gestão das tarefas em si, histórico dos backups, gestão dos logs e várias opções específicas, como descriptografador, descompactador, removedor, codificador, redefinir permissões, gerenciamento remoto e opções, que permitem personalizações de log, e-mail, FTP, gerenciamento, visuais, funcionalidade, mecanismo, avançado e compactação.

Nota¹: Em ferramentas, opções, e-mail, há uma opção muito interessante de configurar dados SMTP de um servidor de e-mail, ponto importante para receber notificações sobre o processamento de tarefas.

Nota²: Dentro das tarefas, existe uma opção de utilizar destinos FTP, realizando backup para servidores de armazenamento externos a sua infraestrutura. É recomendado que, ao menos, um dos destinos do backup seja totalmente isolado de sua aplicação e, para isso, o servidor de armazenamento com serviço de FTP é ideal.

Nota³: Você pode estar se perguntando quanto tempo demora um backup? A resposta dessa pergunta depende de muitos fatores, como, por exemplo, a quantidade de dados, tarefas, velocidade da internet em caso de backup via FTP, se utilizará processo de compressão e etc. Mas, não se preocupe, é comum que, em pequenas empresas, backups completos durem todo o final de semana ou pode ser que dure várias semanas. Por isso, é importante contar com uma consultoria para definir a criticidade dessas tarefas em prol de otimizar o tempo gasto, trazendo uma maior segurança e estabilidade para sua estratégia.

DICAS SOBRE BACKUPS PARA EMPRESAS ESPECÍFICOS

Vamos falar sobre alguns backups para empresas que são muito comuns no nosso dia a dia. Um exemplo é o backup do Microsoft Outlook, em que é possível realizar diretamente pela aplicação, abrindo seu Outlook e clicando em Arquivo > Abrir e Exportar > Importar / Exportar e utilizando o assistente de importação e exportação.

No backup do Thunderbird, a solução mais simples é usar a Ajuda -> Informações de solução de problemas -> Mostrar pasta para abrir o gerenciador de arquivos de sistemas no perfil atual e, em seguida, copiar/colar esse diretório em algum lugar seguro. Já no backup de banco de dados como MySQL, Oracle, SQL Server (MSSQL) ou PostgreSQL, o processo é um pouco mais técnico e requer mais cautela.

BACKUP: QUAL IMPORTÂNCIA DE REALIZAR TESTES DE INTEGRIDADE?

Pouco adianta você ter várias rotinas de backup para sua empresa, se os dias em que você precisar, elas não estiverem funcionando ou não estiverem da maneira como você planejou na sua estratégia. Por exemplo, se o seu backup estiver corrompido.

Não é comum que pequenas empresas realizem testes de integridade no processo de restauração do backup e, por isso, acabem tendo problemas quando o backup é necessário. Então, recomendamos a realização de algum tipo de teste ou validação periódica para que encontre possíveis erros no processo e resolva antes que isso possa trazer problemas para sua empresa.

COMO RESTAURAR SEU BACKUP?

O processo de restauração de backup para empresas vai depender bastante da forma com o backup foi feito. Normalmente, sistemas de backup tendem a ter a função de restauração, mas, quando não utilizamos um sistema com essa opção, é preciso restaurar de forma manual. Caso seja utilizada a opção de backup completo, é bem simples o processo. Basta copiar os dados atuais para outro lugar e copiar o backup para o local onde estavam os dados atuais. Esse processo exige cautela em determinados casos, por exemplo, se você foi vítima de ransomware.

Caso você faça backups diferenciais ou incrementais, é importante restaurar todos os backups, não somente o último backup completo, para ter todos os arquivos atualizados.

É importante ressaltar que existem backups de sistemas e banco de dados que necessitam de um cuidado bem maior. Por isso, recomendamos que todo o processo seja realizado por meio de uma consultoria especializada em segurança da informação. Em ambientes mais simples, o processo pode ser feito por um técnico com experiência no assunto.

ALTERNATIVAS DE PROCESSOS DE BACKUP PARA EMPRESAS

Já falamos do Cobian Backup, por ser um sistema prático e gratuito que possibilita a implementação de rotinas de backup sem dificuldades, mas existem sistemas e métodos mais completos e que podem ser personalizados. Vamos citar alguns deles que vão ajudar micro e pequenas empresas a melhorarem as políticas de segurança da informação, começando pelo backup.

BACKUP PARA HD EXTERNO

Acredita-se que é o método mais comum. A maioria dos empreendedores preocupados com a segurança da informação da empresa realiza a cópia periódica de dados, como planilhas, documentos e bases de dados, para dispositivos de armazenamento externo, como HDs e pendrives. Esse é um método básico e simples para realizar a cópia de segurança dos dados. É o melhor? Longe disso, mas é um começo.

EQUIPAMENTOS DE BACKUP PARA EMPRESAS

Falando de equipamentos de backup, não temos como fugir do NAS – Network-Attached Storage, um servidor de armazenamento conectado a uma rede de computadores, frequentemente, de forma local, que pode utilizar diversas tecnologias de backup. O NAS tem melhor custo benefício do que um servidor, por exemplo, e uma qualidade muito maior que um HD externo.

Um NAS pode ter vários HDs que se aproveitam da tecnologia RAID, em que as informações podem ser replicadas em outros HDs para obter cópias de segurança em tempo real.

Um ponto bastante importante é a facilidade de integração com outras tecnologias. Por exemplo, replicação em nuvem ou servidores FTP. Um NAS básico consegue facilmente ter 8TB de espaço em disco, com um custo benefício interessante. Se possuir uma estratégia inteligente, pode ser uma excelente solução para seu negócio.

BACULA, CLOUDBERRY, ACRONIS

Bacula, Cloudberry e a Acronis são aplicações específicas para atender o ambiente corporativo. O Bacula é um sistema de código aberto que consegue atender um ambiente misto de sistemas operacionais. Suas possibilidades deixa a estratégia de backup bem flexível. Já o Cloudberry Backup, é um programa autônomo que permite a automação de backup e a recuperação de arquivos, pastas e imagens do sistema. O produto foi projetado para realizar backups em nuvem, mas também pode ser utilizado em estratégias de backup em discos externos. Falando do Acronis, ele é bastante utilizado para recuperação de desastres, sincronização de arquivos e backup de imagem do sistema operacional.

Você deve estar se perguntando qual é o melhor sistema. A resposta é que não existe receita de bolo, solução gratuita ou não, open source ou não. Vai depender muito da sua estratégia e do seu negócio. É importante você estudar e entender qual dessas aplicações vai de encontro com sua realidade.

BACKUP DE ANTIVÍRUS – KASPERSKY

O backup para empresas é um dos princípios básicos em políticas de segurança da informação. Atualmente, em ambientes corporativos, recomendamos o uso de soluções da Kaspersky, então vamos falar de uma solução de backup incorporada no Kaspersky Total Security.

Você pode realizar o download do Kaspersky Total Security pelo link, lembrando que é necessária uma licença para utilizar o produto após o período de teste. A licença pode ser adquirida conosco com desconto ou diretamente pelo aplicativo.

Com o aplicativo instalado, você pode seguir o passo a passo:

1° passo

Clique em “Backup e restauração”.

2° passo

Clique em “Selecionar arquivos para Backup”.

3° passo

Selecione a opção que mais se adequa a sua necessidade. Você pode criar backups de todos seus arquivos da pasta meus documentos e área de trabalho, apenas das imagens e fotos, todos os filmes e vídeos, todas suas músicas ou personalizar escolhendo as pastas que você deseja realizar o backup. No nosso caso, optamos por criar cópias de backup de arquivos de pastas específicas e clicamos em avançar.

4° passo

Clique em adicionar pasta e escolha as pastas que você deseja realizar o backup, logo após clique em avançar.

Nota: Nesta tela, temos a opção de limitar o backup por tipos de arquivo. Se for interessante para sua estratégia, basta marcar o campo e na próxima tela escolher os tipos de arquivo que você deseja fazer backup.

5° passo

Escolha a unidade de armazenamento do backup e clique em avançar. É nesse ponto que o sistema de backup do Kaspersky deixa de ser um simples sistema de backup para micro empresas e ambientes não comerciais e se destaca, podendo ser utilizado em estratégias de backup de empresas de grande porte. São várias opções, como realizar o armazenamento online, por meio de uma conta Dropbox, na própria unidade de disco (mesmo que não seja tão recomendado), salvar o backup em outras unidades na rede e, até mesmo, em um servidor de armazenamento externo FTP.

6° passo

Escolha quando seu backup será executado e clique em avançar. Esse ponto é um dos mais importantes da sua estratégia de backup para empresas e deve-se levar em consideração vários pontos que foram explicados neste artigo. Lembre-se de que não existe receita de bolo, uma estratégia tem que ser personalizada para sua realidade, então estude bem qual a melhor opção para você. Lembre-se de marcar a opção: “Execute o backup programado na inicialização do computador se ele estiver desligado no tempo especificado” para evitar falhas nos backups.

7° passo

Escolha um nome para sua tarefa de backup e clique em avançar.

Tudo pronto!

Lembre-se de que você pode e deve criar quantas tarefas de backup quiser, de preferência, para múltiplos destinos de armazenamento para aumentar a redundância. Essa estratégia influencia diretamente no aumento da qualidade do backup para sua empresa.

Para restaurar seu backup, o processo é bem simples. Na tela do passo 2, clique em “Eu tenho um conjunto de cópias de backup, restaurar arquivos desse conjunto” e adicione o local que esse backup foi realizado ou escolha a pasta local.

BACKUP PARA EMPRESAS EM NUVEM

A computação em nuvem, por meio de aplicativos como Onedrive, Dropbox e Google Drive, é uma ótima solução para se iniciar com backups práticos e seguros.

E, se você está pensando: “quanto melhor a solução, mais caro fica”, não se preocupe. Esse tipo de serviço de armazenamento em nuvem tem planos gratuitos, como, por exemplo, até 15GB gratuitos no Google Drive, e planos bem em conta, como US$20/mês por usuário pelo Dropbox no plano com armazenamento ilimitado.

Mas, é importante destacar que esse tipo de serviço ainda não trabalha muito bem com volume superior a 500 mil arquivos. Se esse for seu caso, é melhor analisar as outras opções, como o backup via Cobian ou Kaspersky.

O backup em nuvem tem uma funcionalidade muito interessante que se chama “Histórico de versões e recuperação de arquivos”. Por exemplo, nos planos corporativos do Dropbox, seus arquivos são mantidos por 120 dias, mesmo que tenham sido alterados ou excluídos. Isso é sensacional para qualquer estratégia de backup para empresas.

Lembrando que uma estratégia bem feita combina várias técnicas e serviços, porém, se você tiver que escolher um tipo de serviço, recomendamos a nuvem pelo excelente custo-benefício.

BACKUP PARA EMPRESAS VIA GOOGLE DRIVE

Vamos falar um pouco sobre o serviço em nuvem da Google, que, atualmente, oferece um plano gratuito com 15GB de espaço.

Passo a passo:

Faça o download pelo link e efetue a instalação.
Clique no ícone do Google Drive, próximo ao relógio do Windows, e clique em primeiros passos.

Faça login na sua conta do Google ou crie uma conta.

Escolha as pastas para fazer backup automaticamente para o Google Drive. Nesse ponto, você também pode definir a qualidade das fotos e vídeos e, caso opte para utilizar a compressão do Google, você tem armazenamento ilimitado gratuito para esse tipo de arquivo. Outra opção bastante importante é a opção de configurar servidores de proxy ou limitar o uso de banda do Google Drive para não afetar o uso da sua internet durante a sincronização.

Escolha se você vai sincronizar as informações do seu Drive com esse computador e o local da pasta do Google Drive e clique em Iniciar. Essa opção é bastante interessante pois possibilita o compartilhamento de arquivos com vários dispositivos, podendo ser definido que cada dispositivo acesse apenas pastas específicas, o que evita a sincronização de arquivos desnecessários. Lembrando que sincronizando a pasta do Google Drive, planilhas, arquivos de texto e afins adicionados à página web do Google Drive serão automaticamente sincronizados para o seu dispositivo, estando disponível para uso.

Pronto! Agora seu Google Drive já está sincronizando e enviando seus arquivos para a nuvem. Na primeira sincronização, pode demorar bastante e afetar a velocidade da internet, mas depois você não deve mais sentir o trabalho do mecanismo de sincronização e verá apenas seus benefícios.

CONCLUSÃO

Qual o melhor método de backup para empresas?

Mais um vez, é importante ressaltar que não existe receita de bolo, nem solução correta, para micro e pequenas empresas ou, até mesmo, para grandes empresas. Cada caso exige estudo e a criação de uma estratégia, que deve levar em conta a criticidade dos arquivos para o negócio, infraestrutura local, poder de investimento, soluções e políticas de segurança já implementadas, tamanho dos arquivos, e etc.

É muito comum encontrar empresas que fazem seus backup no próprio servidor ou, até mesmo, em mídias físicas. O problema é que os arquivos ficam expostos a diversos riscos, como incêndios, inundações e furtos. O backup para empresas vem como auxílio, trazendo a ideia da redundância e da segurança de que suas informações estão protegidas.

Se restou alguma dúvida sobre a importância do backup e qual o tipo ideal para sua empresa, procure por uma consultoria para ajudar seu negócio a crescer com a segurança das informações.